¿Cómo hacer la optimización de procesos?

En la actualidad, las empresas siempre están en constante cambio. La idea es ser más eficientes y para lograr ese objetivo buscan la optimización de procesos para encontrar soluciones a problemas que son identificados de manera interna. Ser más competitivos puede generar mejores resultados y mayores ganancias, por lo que los gerentes siempre están buscando cambios positivos.

La idea general de la optimización de procesos es incrementar la productividad minimizando los costos. De esta manera la empresa se vuelve más eficiente y así tiene un mejor rendimiento. Pero lo cierto es que muchas veces va más allá de números, ya que en muchas empresas se dejan que los procesos permanezcan en el tiempo y no los revisan, perdiendo oportunidades de acortar pasos y los tiempos. Y el tiempo siempre es dinero.

Incluso en la actualidad, con el desarrollo de la tecnología y la Inteligencia Artificial (AI) en algunas empresas esto puede tener un importante impacto en el presupuesto, significando un importante ahorro para la compañía. Sin embargo, lo cierto es que todo se debe hacer de una manera estructurada.

Por eso, si tu empresa está pensando en la optimización de procesos, pueden utilizar algunas herramientas y hacer organigrama online, lo que ayuda a saber qué áreas están involucradas en determinados productos o servicios y en dónde se puede revisar si es que se pueden aplicar mejoras. Para ello, te vamos a brindar algunos pasos para hacer este proceso de manera ordenada.

1. Trazar objetivos

Puede sonar como algo bastante simple, pero este primer paso puede ser la clave para el éxito. Aquí hay que definir qué es lo que se está buscando con la optimización de algunos procesos. Quizás en algunas áreas específicas hay problemas de productividad o algún paso que no está funcionando y debe ser reemplazado. Los cuellos de botella suelen ocurrir, lo importante es solucionarlos.

Eso sí, si se busca hacer un cambio en la forma de trabajo será algo más extenso y que puede tomar más tiempo, ya que se tendrá que revisar todo lo que se ha venido realizando hasta la fecha. Pero en muchos casos es mejor hacerlo de esta manera ya que solucionar pequeños problemas en ciertas áreas no será lo mejor a largo plazo.

2. Revisar los procesos que se usan

Este segundo punto es la clave para encontrar lo que se debe mejorar. Al hacer un mapeo general se puede identificar todos los procesos que deben ser cambiados y también los problemas que han venido ocurriendo. Este paso puede tomar algunas semanas e incluso podría ser realizado por un equipo especializado o una auditoría externa que pueda ser independiente en sus resultados.

3. Eliminar pasos innecesarios

Luego de ver los objetivos que se buscan cumplir y hacer el mapeo necesario, llegó el momento de aplicar los cambios esperados. Al tener identificados los problemas, la empresa se debe desprender de los procesos que pueden hacer todo más lento. Por ejemplo, si hay tareas que se hacen de manera analógica, pero que se podrían hacer el cambio a lo digital y automatizada, esto ahorrará tiempo y dinero.

Por ejemplo, hay que recordar el caso de las fotografías. Antes una persona tenía que ir a un cuarto de revelado y eso tomaba tiempo para tener las fotos impresas. Llegaron las memorias digitales y apenas uno toma la foto la puede descargar a la computadora o celular incluso vía wifi. Esto obligó a los negocios fotográficos a cambiar. Por eso siempre hay que ver lo que pasa en las industrias.

4. Modificar los procesos

Después de que se eliminaron algunos pasos, quedan los procesos que sí funcionan. Sin embargo, en algunos casos es bueno ver de manera interna si es que este se puede optimizar o tomar menos tiempo. A veces repensar el método puede hacer llegar a una solución creativa. Quizás para llegar de A a B se pueden tomar algunos atajos sin cambiar el resultado. Eso sí, esto debe ser puesto a prueba antes para saber que sí funciona.

5. Aprovechar la tecnología

La automatización de los procesos que se pueden hacer de esa manera debe ser visto como una oportunidad para las empresas, ya que las personas y recursos que se están utilizando para ello pueden estar desenvolviéndose en otras áreas dentro de la compañía. Además, la automatización hace que se pueda tener un mejor control sobre los plazos y también entregas esperadas.

6. Supervisar continuamente los resultados

Después de haber hecho los cambios necesarios, quitado pasos que hacían más lentos algunos procesos, luego de aprovechar la automatización, hay que supervisar siempre los resultados. Porque la optimización puede ser un proceso que tiene un inicio, pero normalmente no tiene final. Hay que siempre buscar la mejora constante para incrementar las ganancias y ser más productivos.

Luego de haber revisado todos los detalles sobre la optimización de procesos, llegó el momento de que tomes la decisión de si la aplicas dentro de tu empresa. O si es que ya lo están haciendo, es un buen momento para revisar los resultados y ver si es que todavía hay espacio para hacer algún ajuste.