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La gestión del tiempo ha sido una práctica arraigada en el principio de la economía en acción. La creencia de que cuanto más rápido se hagan las cosas, mejor, se ha impregnado en nuestro día a día, y el reloj se ha convertido en su símbolo máximo. Sin embargo, ¿qué sucede cuando se trata de temas importantes con nuestros seres queridos? ¿Podemos ser eficientes con ellos? Parece evidente que no. La eficiencia no funciona si no hay una alineación emocional previa. Rápido se convierte en lento y lento en rápido. La efectividad no siempre equivale a la eficiencia.
Es fácil para cualquier organización o individuo perderse en las tareas diarias y descuidar las prioridades fundamentales y la dirección correcta. Por ejemplo, una empresa puede estar tan ocupada cumpliendo plazos y satisfaciendo demandas del cliente que se olvida de su misión, visión y valores fundamentales. De esta manera, la empresa corre el riesgo de alejarse de su propósito original y de su propuesta única de valor. Es por eso que la matriz de Eisenhower es tan importante, ya que ayuda a las organizaciones y a los individuos a priorizar las actividades en función de su urgencia e importancia, y a enfocarse en lo que es realmente importante y significativo en lugar de simplemente responder a las demandas diarias.
Cuadrante 1: Crisis. Este cuadrante se compone de actividades que son urgentes e importantes y requieren atención inmediata. La presión viene del exterior y las personas suelen sentirse abrumadas y estresadas al tener que abordar constantemente estas tareas. Las actividades en este cuadrante incluyen la solución de problemas urgentes, el manejo de emergencias, el cumplimiento de plazos inminentes y el manejo de conflictos. Es importante dedicar tiempo y atención a este cuadrante, ya que las consecuencias de no abordar estas tareas pueden ser graves y afectar la salud de la organización o la relación con personas cercanas.
Cuadrante 2: Estrategia. Este cuadrante se compone de actividades no urgentes pero importantes, como la planificación, la prevención de problemas y el aprendizaje y desarrollo de habilidades. El llamado viene del interior y las actividades en este cuadrante son fundamentales para el éxito a largo plazo. Las actividades en este cuadrante incluyen la definición de metas y objetivos, la planificación estratégica, el desarrollo de habilidades, la creación de relaciones y la reflexión. Es importante dedicar tiempo y atención a este cuadrante para poder abordar las actividades fundamentales y significativas y evitar que se conviertan en crisis.
Cuadrante 3: Engaño. Este cuadrante se refiere a actividades urgentes pero no importantes, como las reuniones innecesarias y los asuntos menores de otras personas. Es la presión social que reduce el tiempo y nos hace sentir como víctimas. Las actividades en este cuadrante incluyen la atención a correos electrónicos y llamadas telefónicas no importantes, reuniones innecesarias, informes no importantes y trámites burocráticos. Es importante identificar las actividades en este cuadrante y eliminarlas o delegarlas para poder enfocarnos en las actividades importantes del Cuadrante 2.
Cuadrante 4: Exceso y desperdicio. Este cuadrante se compone de actividades que no son ni urgentes ni importantes, como ver series o pasar horas en Internet. Estas tareas son fáciles de identificar y, por ende, relativamente fáciles de eliminar. Las actividades en este cuadrante incluyen la procrastinación, la distracción y las actividades de ocio sin ningún propósito. Es importante evitar las actividades en este cuadrante y enfocarnos en las tareas importantes del Cuadrante 2.
Para enfocarnos en el Cuadrante 2, es necesario decir “no” a las actividades de los Cuadrantes 3 y 4, sin embargo, el verdadero desafío es evitar que el Cuadrante 3 nos robe tiempo, ya que muchas veces se compone de las prioridades de otras personas y de expectativas externas. Definir claramente las metas y prioridades del Cuadrante 2 nos permitirá desarrollar un “sí mayor” que nos permita resistir la popularidad del Cuadrante 3.
En este sentido, adoptar un enfoque basado en el Cuadrante 2 nos permite mejorar gradualmente nuestras relaciones y resultados, con menos crisis, mayor equilibrio y visión. En lugar de estar constantemente abordando crisis, nos enfocamos en abordar las prioridades fundamentales y significativas del Cuadrante 2. Al dedicar tiempo y atención a este cuadrante, podemos planificar, prepararnos y prevenir problemas, lo que se traduce en menos tiempo y esfuerzo invertidos en el Cuadrante 1.
Debemos recordar que la eficiencia no siempre es efectiva, especialmente cuando se trata de las relaciones con las personas que más importan en nuestras vidas. La matriz de Eisenhower nos ofrece una herramienta para enfocarnos en lo importante, y nos recuerda la importancia de poner primero las relaciones y las prioridades fundamentales.
Quedo con Dios y contigo:
yosoy@gnozin.com
