"El rol del secretario del consejo"

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¿De verdad queremos contar con un buen Consejo?

El órgano de gobierno que típicamente representa el ejercicio colegiado de la Dueñez es el Consejo de Administración (o Junta Directiva, como le llaman en algunos países de Latinoamérica).
Muchas empresas solo lo tienen para cumplir con la legislación, o con las entidades financieras, o con los socios. Pero en casos excepcionales los empresarios sí tienen genuino interés de convertir el Consejo en una instancia de gobierno que justifique su existencia de forma más relevante.
En esta ocasión quiero escribirles especialmente a esos hombres y mujeres de empresa que de verdad quieren construir un Consejo de Administración poderoso en términos de sus aportaciones a la gestión del valor en su negocio.
Muchas cosas se tienen que hacer bien para que estas aportaciones ocurran de manera sistemática y continua: liderazgo bien ejercido, equipo potente de consejeros, agendas siempre relevantes, manejo adecuado de información, reuniones amenas bien conducidas, diálogo de calidad, trabajo de conjunto efectivo, entre otras.
Pero de todos los roles a jugar dentro de la Junta Directiva, el del Secretario es al que más frecuentemente se le da la menor atención. Rara vez hemos encontrado un Secretario de Consejo que desempeñe una actuación relevante que haga la diferencia.
¿Cuál es ese papel a jugar por el Secretario del Consejo? Pues nosotros creemos que él es quien juega el rol Administrador que ordena todo el quehacer de la Junta. Les describo en qué consiste.
Antes de cada reunión:
Cada junta de Consejo ha de ser vista como un acontecimiento único de enorme importancia. Cada una debe sorprender a todos y debe ser trascendente en lo que se concluya o se decida.
El Secretario ha de apoyar al Presidente a preparar cada reunión, ayudándole a precisar el tema central así como los demás puntos de la agenda. Igualmente debe ayudarle a determinar qué información se va a presentar, qué parte de ella se enviará a los consejeros para su análisis previo y qué parte se presentará durante la reunión.
También el Secretario acordará con el Presidente quién debe elaborar y presentar la información y asegurarse que esté lista en tiempo y forma para la junta.
El Secretario además puede ayudar al Presidente a convocar a la reunión así como prever toda la logística del evento: lugar físico o virtual, envío de información, servicio a asistentes, instalaciones audiovisuales adecuadas, conectividad y enlaces con los remotos, etc.

Durante la reunión:
Al Secretario le toca también asegurar la conectividad, comodidad e interrelación entre los consejeros, anunciar al inicio de la reunión quiénes están presentes, grabar las sesiones si esto ha sido aprobado por todos, anunciar y manejar las reglas del juego (levantar la mano, respetar a quien está hablando, no cambiar de tema mientras no se ha agotado, marcar los recesos a sus horas).
Tal vez la parte más significativa de la labor del Secretario sea la toma de acuerdos. Muchas veces en estas reuniones se manosean los temas mencionando ideas valiosas, pero no se llega a ningún compromiso de acción concreto. El Secretario debe estar facultado y entrenado para detener la reunión, a veces interrumpiendo la conversación, cuando se da cuenta que ya están brincando a otro tema sin haber concluido nada, y preguntar a la concurrencia a qué acuerdo han llegado.
Conviene que el Secretario lea el acuerdo que él ha interpretado que se acordó, con el propósito de validar si todos están conformes con lo que quedará plasmado en el acta. Cada compromiso de acción habrá de precisar, si es posible, qué se va a hacer, quién será responsable y cuál es la fecha de cumplimiento.
Adicionalmente, conviene que también anote los cuestionamientos, las aportaciones relevantes y las sugerencias que se hayan comentado.

Después de la junta:
En esta fase final el Secretario recabará la información presentada, armará con ella el expediente de la reunión, llevará actualizado el control de acuerdos y les dará seguimiento a los mismos con el Presidente.
Si queremos un Consejo que valga la pena, necesitamos a un buen Secretario.

Carlos A. Dumois es Presidente y Socio Fundador de CEDEM.
* “Dueñez®” es una marca registrada por Carlos A. Dumois