"8 claves para mejorar tus videoconferencias"

alejandro.moya@icami.mx

Durante esta contingencia, la gran mayoría de nosotros nos hemos visto en la necesidad de trabajar de manera remota, desde nuestros hogares, a hacer el famoso home office.
Con esto nos hemos dado cuenta de alguno que otro problema, limitante o reto a superar, sobre todo un elemento que consiste en una de las principales prioridades del directivo: la comunicación con las personas. Es por eso que te comparto: 8 claves para mejorar tus videoconferencias.
Tecnología
1) Conocimiento de los programas
Hay muchos programas diseñados para llevar a cabo video conferencias: Skype, Zoom, WebEx, Google meets, FaceTime, WhatsApp, Microsoft Teams, y muchos otros que son muy buenos y recomendables; sin importar cuál sea el de tu elección, siempre asegúrate de conocer la herramienta antes de tus videoconferencias, no hace falta ser experto, pero sí es indispensable conocer las funciones básicas: conexión de audio y video, ubicación de las imágenes, cómo silenciar el micrófono o la cámara, etc.
2) Conexión estable a Internet
Una conexión estable a Internet mejora la calidad de la imagen y del audio. Lo ideal será que te conectes de manera física, es decir, con el cable de red, en caso de no poderlo hacer de esa manera, te recomiendo desactivar el wi-fi de los demás dispositivos que tengas en casa y detener cualquier descarga o reproducción en streaming que estés realizando.
3) Cámara Web
Si la reunión en la que participas es masiva, la cámara frontal de tu computadora, Tablet o celular funcionará de maravilla, pero si eres tú el orador principal, te recomiendo usar la cámara trasera de tu celular, ya que tiene mejor calidad y ayuda a “ver” a los demás participantes a los ojos.
4) Haz una prueba de los sistemas
Siempre procura conectarte de 15 a 20 minutos antes para tener oportunidad de hacer una prueba de todos los sistemas.
Ambiente
Es entendible que la calidad del Internet no sea la mejor, o que la tecnología con la que cuentas no sea la más actualizada, nadie estaba preparado para cambiar la metodología de trabajo de la noche a la mañana. Pero lo que sí está en tu control, es el ambiente en donde “recibes” y atiendas a tus compañeros, jefes, subordinados, proveedores o clientes.
5) Iluminación
Lo primero que hay tener en cuenta es la iluminación, por el amor de Dios: no te coloques entre la cámara y una ventana, lo único que se verá será tu sombra. La luz -natural o artificial- debe entrar de frente, evita -en la medida de lo posible- iluminación muy brillante de lado, arriba o por debajo de ti, ya que se generarán sombras en tu rostro y puede generar distracción.
6) Fondo
El fondo más recomendado es un ambiente decorado de manera agradable, hogareña y seria; es importante que la decoración no sea muy cargada para que no distraiga a los demás participantes.
En caso de no contar con lo anterior -o no poder disponer de ese ambiente en el momento- se recomienda un fondo liso de colores claros, ya que permiten que la iluminación sea más uniforme. Ojo: si el fondo es blanco, evita usar camisa blanca, ya que rebota mucho la luz y puede hacerte pasar un mal rato.
En algunas aplicaciones, podrás optar por fondos virtuales. Éstos, en mi experiencia, distraen más de lo que ayudan, por lo que no los recomiendo.
7) Ruidos
Lo más importante a considerar en el ambiente durante una videoconferencia es el ruido auditivo, ya que, si uno de los participantes lo genera, le afecta a todos los demás, los distrae y distorsiona el audio. Si no tienes el uso de la palabra, apaga tu micrófono.
Puedes pedirle a la familia que -en la medida de lo posible- no hagan ruido excesivo; no tener mascotas cerca; cerrar puertas y ventanas de la habitación en la que llevarás a cabo la videoconferencia; asegurarte de que, si tienes el aire acondicionado o un ventilador prendido, no genere ruido y, en caso contrario, apagarlo. Por último, te recomiendo usar manos libres, ya que reduce el eco y la contaminación del sonido.
Comportamiento personal
8) Formalidad
No hay que olvidar que lo más importante en la videoconferencia son las personas y que el hecho de que estemos trabajando de manera remota no debe restar formalidad ni profesionalismo a nuestro comportamiento y desempeño. Al contrario: supone una oportunidad para demostrar tu “estatura ejecutiva”.
Espero que estas 8 claves te sean de utilidad para este estilo de trabajo que tantos hemos adoptado y que recuerdes que las técnicas y herramientas que te han funcionado en las reuniones físicas, también te funcionarán en las reuniones digitales. ¡Tú eres el elemento de éxito!

Director Comercial ICAMI, Centro de formación y perfeccionamiento directivo