Lifes para aumentar la productividad en el trabajo y los estudios

La productividad tanto en el trabajo como los estudios es un aspecto básico para lograr el éxito en la vida profesional. Es importante señalar que ser productivo va más allá de cumplir más funciones en menos tiempo. Para lograr serlo, también es importante optimizar eficientemente horarios y recursos.

Sin embargo, hay varios desafíos que atentan contra la productividad del trabajador o estudiante. Factores como la falta de tiempo o de motivación generan cansancio y pereza a la hora de realizar las tareas. También influyen cuestiones como las distintas distracciones que se pueden enfrentar y la falta de organización y planificación de las labores. Por último, procrastinar es uno de los mayores males en este sentido. Aplazar las tareas provoca que se acumulen en el medio plazo. Ello reduce la calidad y capacidad de hacerlas.

Por todo esto, el establecimiento de hábitos sanos de trabajo fomenta positivamente tu productividad. Si te interesa cómo mejorar tu eficiencia en el trabajo o los estudios, este artículo es para ti.

La organización del tiempo es la piedra angular para que sea mayor la productividad. Sin una buena planificación, es imposible cumplir las tareas disponibles que tengas. La acumulación de compromisos impide cumplir con todos los pendientes o, en su defecto, atenta contra la calidad de los mismos. Además, provoca que aumente el estrés. Por tanto, también afecta gravemente tu salud mental y demás aspectos de la vida cotidiana.

Uso de herramientas de planificación

Para lograr una mayor optimización del tiempo, te recomendamos las siguientes herramientas digitales:

●Calendarios digitales (Google Calendar y Outlook). Permiten organizar y visualizar tareas, citas y plazos.

●Aplicaciones de Gestión de tareas (Microsoft To-Do, Any.do y Todoist). Puedes organizar y listar tus tareas pendientes de forma muy sencilla, según el orden de prioridades.

●Herramientas de gestión de proyectos (Trello, Asana, Monday.com). Esenciales para proyectos más grandes, complejos y grupales.

●Aplicaciones de tiempo y productividad (RescueTime, Toggl y Clockfy). Identifican cuánto tiempo pasas en aplicaciones y sitios web. Así puedes saber cuáles son tus mayores distracciones digitales que te roban tiempo para ser más eficiente.

●Métodos de planificación en papel (Agendas, Bullet Journals). No necesariamente tienes que hacer uso de medios digiales. Hay personas a las que les resulta más efectivo o cómodo utilizar los métodos tradicionales y analógicos.

Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método de gestión creado por Francesco Cirillo en la década de los 80´s. El origen del nombre es, cuanto menos, curioso. Proviene de un reloj de cocina con forma de tomate que poseía el investigador cuando desarrollaba su técnica conceptualmente. Vale destacar que pomodoro es un vocablo italiano que significa tomate. Ahora bien, entremos en materia.

Según un artículo publicado por el Instituto Europeo de Posgrado, “la base de esta técnica consiste en dividir el tiempo en periodos de 25 minutos. Ni un minuto más, ni un minuto menos. ¿Por qué? Porque lo que se busca con esta técnica es alcanzar lo que se llama el “foco de concentración“: ese estado de focus en el cual solo estás centrado en acabar esa tarea que tienes entre manos, sin distracciones de ningún tipo”, señala.

La importancia de esta técnica es mejora la concentración en gran manera. Mejora el enfoque de trabajo, previene la fatiga mental y reduce la procrastinación. Además, mejora la gestión del tiempo y la sensación de logro al completar cada “pomodoro”.

Establecer prioridades

Es otro aspecto esencial. No se refiere únicamente a priorizar el trabajo o estudio por sobre otras actividades de la vida cotidiana. También es fundamental diferenciar entre las tareas urgentes y las importantes. Generalmente, se tienden a priorizar las urgentes y es lógico. Debido a que tienen un plazo de entrega inmediato, tienden a generar estímulos para realizarlas cuanto antes.

Sin embargo, no puedes olvidarte de las otras. Lo más común es procrastinar con las importantes. Ten en cuenta que eso aumenta el riesgo de no entregarlas o que se conviertan en urgentes en el futuro. Nuestro consejo es que no te centres únicamente en las urgentes y dediques el tiempo preciso a todos tus pendientes.

Tener un espacio adecuado para realizar tus tareas puede marcar la diferencia. Parece una cuestión menor, pero nada más lejos de la realidad. Un entorno limpio, organizado y relajante fomenta la concentración. Por tanto, también se incentiva la calidad de tu trabajo y la productividad.

Espacios de trabajo organizados

Evita las distracciones visuales. Una mesa de escritorio llena de objetos desorganizados desvía la atención. Cada vez que veas un objeto puede que se te pierda la vista y concentración en él. Ten solo lo esencial y reduce todas las distracciones visuales. Además, el desorden a tu alrededor también provoca que tu mente se sienta sobrecargada. Por tanto, tu trabajo será igual de desordenado.

Por otra parte, el orden en tu mesa de trabajo reduce la ansiedad. Esto se debe a lo abrumador que puede ser un entorno sobrecargado. Además, en un sitio limpio, evitas que se traspapelen documentos o libros importantes. De esa forma, no solo evitas perder tiempo buscándolos, sino que logras disminuir el estrés y ganar en organización.

Minimizar distracciones

El uso excesivo de las pantallas o redes sociales, también perjudica tu productividad. Ahora te ofrecemos una serie de consejos para que pases menos tiempo delante de tu teléfono móvil o similares.

1. Establece límites de tiempo de uso.

2. Mantén desactivadas las notificaciones de aplicaciones no esenciales.

3. Usa el móvil en horarios específicos. Así reduces el tiempo de uso en las horas dedicadas a realizar tus pendientes.

4. Instala aplicaciones de bloqueo o control de acceso para aplicaciones de entretenimiento como juegos o redes sociales.

5. Cuando estés trabajando o estudiando, ten el teléfono móvil lo más lejos posible. Úsalo solo cuando te sea de ayuda para hacer tu tarea.

6. No uses el móvil antes de dormir. La exposición a las pantallas provocan desvelos. El cansancio también afecta tu productividad.

7. Disminuye la dependencia al móvil como forma de entretenimiento. Busca otros mecanismos cuando estés aburrido.

Uso de música o ruido blanco

Realizar cualquier actividad intelectual es muy complicado ante entornos ruidosos. En esos casos, hay alternativas como utilizar auriculares con cancelación de ruidos o tapones para los oídos. Dicho esto, en el caso de los auriculares, intenta reproducir música relajante. Además, escucha sonidos ambientales y ruido blanco (sonido constante que enmascara otros ruidos). Sin embargo, la mejor opción es elegir espacios más adecuados y menos ruidosos. Esto no siempre es posible, pero inténtalo en la medida de tus posibilidades.

Mantener una buena alimentación

Mantenerte sano es vital para que seas productivo. Comer de forma equilibrada y periódica proporciona la energía necesaria para mantenerte activo laboralmente durante todo el día. Además, también debes beber suficiente líquidos para mantenerte hidratado. De no hacerlo, perderás agua corporal. Eso afecta funciones cognitivas, además de que produce déficit de atención.

Ejercicio físico regular y dormir suficiente

La actividad física no solo te garantiza más energía en tu día a día. También reduce las cargas de estrés y es un momento de ocio sano y de calidad. Por otro lado, dormir lo suficiente y no trasnochar posibilita mantenerte descansado. El descanso preserva la memoria y sin dudas, fomenta en gran medida la productividad.

Establecer metas claras

Para lograr metas claras, te recomendamos usar el método SMART. Ahora procedemos a explicarlos:

●S (Specific - Específica). Establece una meta clara y precisa.

●M (Medible). Adjunta métricas para medir el progreso en tu trabajo.

●A (Alcanzable). Ponte metas realistas para cumplir en los plazos señalados. Tampoco te plantees nada por encima de tus habilidades.

●R (Relevante). Tu objetivo debe tener una finalidad importante. Que repercuta en objetivos mayores.

●T (Time-bound -con límite de tiempo). Establece fechas límites para lograr tus metas.

Técnicas de relajación

El estrés y la ansiedad son los principales enemigos de la productividad. Por ello, es muy importante establecer técnicas de relajación para mantener la calma. Haz uso de métodos como la meditación o mindfulness, relajación muscular progresiva y de respiración profunda diafragmática.

Buscar apoyo externo

Si te sientes agobiado ante el trabajo, busca ayuda en tus familiares o amigos cercanos. Con ellos, puedes encontrar un poco de paz y tiempo de ocio. No hay nada de malo en hacer una pausa en tus tareas. Además, establecer tiempos de calidad en tu vida privada también es muy útil para ser mejor en tus quehaceres.

Por otra parte, si lo que te afecta son las dificultades económicas, también hay soluciones. Da igual que seas estudiante, trabajador o ambos. Las dificultades económicas representan un grave problema que afectan tu vida en todos los aspectos. Desde el personal hasta el laboral. Por ello, puedes acudir a la ayuda económica de personas de confianza. Si prefieres no adeudarte con nadie de tu círculo, puedes solicitar créditos bancarios o préstamos en línea.

La productividad es mucho más que el simple esfuerzo o dedicación. No debes sentirte culpable si a veces no eres tan rápido o eficiente como te gustaría. Como te explicamos, son múltiples los factores asociados a la improductividad. Por ello, te ofrecemos muchos consejos que te serán muy útiles a la hora de realizar tus actividades como trabajador o estudiante.

El uso de herramientas digitales o métodos como la Técnica Pomodoro, incentivan en buena forma la productividad. De igual forma, ofrecimos mecanismos para favorecer la concentración o reducir el estrés. Sin embargo, no existen recetas mágicas que te hagan ser productivo de la noche a la mañana. Eso solo lo lograrás mediante el trabajo diario. La productividad no es un destino, sino un proceso constante de mejora.