¿Para qué quiero un embudo de ventas?

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No es un secreto que la sangre que corre por las venas de las organizaciones es el flujo de efectivo, y el corazón que bombea está sangre es el departamento de ventas.
Ya hemos hablado en ocasiones anteriores acerca del perfil de los vendedores, y como éstos suelen ser poco organizados, por lo que resulta de vital importancia contar con un sistema para organizarse y administrar la relación que tienen con sus prospectos y clientes.
Todas las organizaciones sin importar la industria o el mercado en que se clasifiquen tienen un proceso de venta particular, que guarda siempre relación estrecha con su proceso comercial administrativo.
Sin embargo, los clientes y prospectos de ese mercado o de esa industria, normalmente viven un proceso o “recorrido” distinto y se describe en el embudo de ventas o “pipeline”.
Este nombre, embudo o tubería de ventas, obedece a la siguiente analogía: para poder obtener una gota de agua de la llave, es necesario que el tubo que la alimenta tenga más agua que la misma llave, igualmente sucede con el tinaco, el registro, la tubería de la calle y la Junta municipal de agua y alcantarillado: La tubería anterior siempre ha de ser más grande.
Sucede lo mismo en los procesos de venta: esa gota de agua que cae de la llave representa una venta cerrada.
Para lograr esta venta fue necesario atraer y dar seguimiento a los prospectos a lo largo de todo tu embudo. Cada una cada una de sus etapas cuenta con procesos y complicaciones, y cada vendedor tendrá mayor o menor facilidad en su ejecución, de manera que, el porcentaje de conversión que resulta de cada etapa será distinto para cada vendedor. Esto te permitirá saber dos cosas:
1) Cuántos prospectos o sospechosos necesitas para cerrar cada venta y; 2) En qué parte específica del proceso y en qué técnica requieren entrenamiento cada uno de tus vendedores.
No importa el nombre que le pongas a las etapas de tu embudo de ventas y a tu proceso comercial interno, lo más importante es que los tengas plenamente identificados y que todo tu equipo esté consciente y tenga presente qué parte del proceso comercial corresponde cada etapa del embudo de ventas.
Hay 3 sencillos pasos para implementar el embudo de ventas:
Primero: identifica -idealmente involucrando a personas de todos los departamentos- cada una de las etapas que involucra el proceso comercial desde el diseño de campañas para la atracción de leads con marketing; el diseño, producción y entrega del producto o servicio con los departamentos correspondientes, hasta la cobranza con administración y la reventa con el equipo comercial.
Después: diseña tu embudo de ventas tomando en cuenta cada punto de inflexión o de contacto con el cliente, normalmente las etapas del embudo de ventas obedecerán un orden similar al del proceso comercial, y en cada una de ellas, el vendedor deberá asegurarse de la satisfacción del cliente y de la continuidad del proceso.
Por último: mide los resultados del equipo y de cada vendedor para:
1. Capacitar a cada uno y al equipo en técnicas específicas que le ayuden a mejorar las tasas de conversión de cada etapa a la siguiente;
2. identificar áreas de oportunidad en el proceso comercial para mejorarlo de manera continua en favor del cliente y;
3. establecer objetivos específicos para cada etapa del embudo: desde la prospección hasta el cierre, sabiendo con un mayor nivel de certeza a qué se puede aspirar con cada uno de los vendedores.
Como todo proceso: puede estar diseñado de forma impecable, pero si la ejecución falla, no habrá servido de nada, por lo que es de vital importancia que:
1) tu equipo de ventas participe en el diseño del embudo y de sus propios objetivos;
2) contar con un sistema adecuado que te permita obtener reportes veraces y oportunos, ya sea a través de un Excel o un sistema de administración de la relación con los clientes (muchos utilizamos alguno de los CRM’s que hay en el mercado) y;
3) capacitar constantemente a los vendedores en el uso e implementación de los procesos y tecnologías que se requieran en el proceso.
Como siempre, espero que esta herramienta te sea de utilidad y que tengas mucho éxito, ¡Hasta pronto!

Alejandro Moya de la Mora
Director Comercial ICAMI, Centro de formación y perfeccionamiento directivo
alejandro.moya@icami.mx